Ein Anruf wegen Glasbruch: Derselbe Auftrag mit Papier und mit Handwerkersoftware

Frau Keller ruft an. Beim Lüften ist der Flügel ihres Küchenfensters gegen die Wand geschlagen, das Isolierglas hat einen Sprung quer über die ganze Scheibe. Sie möchte wissen, ob und wann jemand vorbeikommen kann und was das ungefähr kostet.

Für eine Schreinerei ist das ein Routineauftrag: ausmessen, Glas bestellen, einsetzen, abrechnen. Wir spielen ihn zweimal durch – bei zwei Betrieben, die handwerklich gleich gut arbeiten:

• Schreinerei A arbeitet ohne Software: Notizblock, Telefon, Word-Vorlage für Offerten und Rechnungen, Rapportblock aus Papier.
• Schreinerei B arbeitet mit artisan24.ch, einer Handwerkersoftware für Schweizer KMU, die im Browser und auf dem Handy läuft.

Damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt, legen wir die Annahmen offen:

• Bewertet wird jede Minute mit einem Stundensatz von CHF 110.– – so viel könnte der Betrieb in dieser Zeit stattdessen verrechnen.
• Die handwerkliche Arbeit ist in beiden Fällen gleich: Besichtigung und Ausmessen inklusive Fahrt 60 Minuten, Montage inklusive Fahrt 100 Minuten.
• Auch die Glasbestellung beim Lieferanten dauert in beiden Fällen gleich lang.
• Die Zeiten sind typische Werte. Rechnen Sie das Beispiel am besten mit Ihren eigenen Zahlen nach.

1. Anruf entgegennehmen

Schreinerei A: Der Chef steht in der Werkstatt, notiert Name, Adresse und Telefonnummer auf einem Zettel und überträgt sie abends in den Kundenordner.

Schreinerei B: Die Kundin wird direkt auf dem Handy als Kundin erfasst, mit Adresse und einem Foto der Scheibe, das sie per Nachricht schickt.

2. Termin für die Besichtigung

Schreinerei A: Kalender im Büro prüfen, Kundin zurückrufen, nicht erreicht, später nochmals anrufen.

Schreinerei B: Frau Keller erhält einen Link zur Online-Terminbuchung und wählt selbst einen freien Termin. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, kantonale Feiertage berücksichtigt.

3. Offerte schreiben und nachfassen

Schreinerei A: Word-Vorlage öffnen, Masse und Glaspreis eintragen, MwSt. von Hand rechnen, als PDF speichern, per E-Mail senden. Nach einigen Tagen anrufen, ob die Offerte angenommen wird.

Schreinerei B: Die Offerte entsteht aus dem Artikelkatalog, die Schweizer MwSt. wird automatisch berechnet. Frau Keller nimmt sie mit einem Klick über den digitalen Annahme-Link an – Nachtelefonieren entfällt.

4. Glas bestellen

In beiden Betrieben gleich: Isolierglas nach Mass beim Lieferanten bestellen.

5. Termin für die Montage

Schreinerei A: Wieder telefonieren, bis ein passender Termin gefunden ist.

Schreinerei B: Neuer Buchungslink, die Kundin wählt selbst.

6. Rapport

Schreinerei A: Rapportblock vor Ort ausfüllen, Unterschrift einholen, abends im Büro abtippen und dem Auftrag zuordnen.

Schreinerei B: Stunden und Material werden im digitalen Arbeitsrapport direkt vor Ort erfasst, Frau Keller unterschreibt auf dem Smartphone. Abtippen entfällt.

7. Rechnung und Zahlung

Schreinerei A: Rechnung in Word schreiben, Einzahlungsangaben ergänzen, versenden. Später auf dem Bankkonto prüfen, ob bezahlt wurde.

Schreinerei B: Offerte und Rapport werden mit einem Klick zur Schweizer QR-Rechnung – mit QR-IBAN, MwSt. und 5-Rappen-Rundung.

Die folgende Tabelle zeigt nur die administrative Zeit – also alles ausser Fahrt, Besichtigung und Montage, die in beiden Fällen gleich sind.

Rechnet man die handwerkliche Arbeit von 160 Minuten hinzu, braucht Schreinerei A für den ganzen Auftrag 285 Minuten, Schreinerei B 198 Minuten. Fast ein Drittel der Gesamtzeit von Schreinerei A entfällt auf Administration, die sich vermeiden lässt.

Nehmen wir an, eine kleine Schreinerei wickelt pro Monat 20 vergleichbare Aufträge ab:

• Zeitersparnis: 20 × 87 Minuten = 29 Stunden pro Monat – rund dreieinhalb Arbeitstage.
• Wert dieser Zeit: 29 Stunden × CHF 110.– = CHF 3'190.– pro Monat.
• Kosten der Software: Der Plan «Pro» von artisan24.ch kostet laut Preisübersicht CHF 129.– pro Monat. Für erste Versuche gibt es einen kostenlosen Starter-Plan mit je 5 Offerten und 5 QR-Rechnungen pro Monat.

Wichtig dabei: Die eingesparte Zeit wird erst dann zu Geld, wenn sie für verrechenbare Arbeit genutzt wird – oder wenn der Feierabend nicht mehr für Büroarbeit draufgeht. Auch das ist ein Gewinn, gerade für kleine Betriebe, in denen der Chef abends die Rechnungen schreibt.

Beide Schreinereien setzen dieselbe Scheibe gleich gut ein. Der Unterschied entsteht davor und danach: beim Telefonieren, Abtippen und Nachfassen. Eine Handwerkersoftware nimmt dem Betrieb keine Arbeit an der Baustelle ab – aber sie sorgt dafür, dass jede Information nur einmal erfasst wird und die Kundschaft Termine und Offerten selbst bestätigen kann.

Wer ausprobieren möchte, wie das im eigenen Betrieb aussieht, kann bei artisan24.ch kostenlos mit dem Starter-Plan beginnen. Einen Überblick speziell für Schreinereien und Holzbau gibt die Seite Software für Schreiner.

Transparenzhinweis: artisan24.ch ist ein Angebot der Accspert Software GmbH i.Gr., die auch handwerkerzeitung.ch betreibt. Die Beispielrechnung beruht auf den oben genannten Annahmen.